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Hybride Arbeit – Die neue Normalität? 

Autor:  Michael Weissmann

Michael Weissmann ist Geschäftsführer der Weissmann GmbH und erfahrener Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten.

Hybride Arbeit - Wie wir in Zukunft arbeiten werden

Der fest zugewiesene Arbeitsplatz und die klassischen Arbeitsmodelle wurden pandemiebedingt hart auf die Probe gestellt und komplett neu bewertet. Sie haben im Sinne des Next Normal längst ausgedient und flexiblere Arbeitsformen haben enorm an Bedeutung gewonnen wie bspw. hybride Arbeit. 

So wurde die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt und der Arbeitsplatz notgedrungen in den eigenen vier Wänden eingerichtet. Das Arbeiten von zuhause wurde zur neuen Normalität und wird auch post Corona bei vielen Arbeitnehmern fester Bestandteil der zukünftigen Arbeitsweise bleiben. 

Doch nicht alle Mitarbeiter wollen oder können im Homeoffice oder ortsunabhängig arbeiten. Vielen fehlt auch die Präsenzarbeit. Im folgenden Artikel gehen wir näher auf das Thema hybride Arbeit ein und erläutern hier die Chancen und Herausforderungen für Unternehmen. 

Das Wort hybrid etabliert sich immer mehr in unseren Alltag, angefangen bei hybriden Autos, bis hin zu Finanzierungsform und jetzt sogar in unserer Arbeitswelt in aller Munde. Was bedeutet das Wort hybrid eigentlich? 

Hybrid Bedeutung:

Hybrid kommt im eigentlichen Sinne in der Biologie vor und bedeutet “von zweierlei Herkunft, gemischt“. Doch allmählich hat sich das Wort auch in der Sprachwissenschaft verankert und meint “aus verschiedenen zusammengesetzt“. 

Hybrid Bedeutung in Zusammenhang mit unserer Arbeit: verschiedene Arbeitsmodelle werden zusammengeführt und die flexible Wahl von Arbeitsort und -zeit. 

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Neue Bürowelten: Was verändert sich? 

Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden? 

Arbeitsmodelle der Fernarbeit

Präsenzarbeit ist jedem ein Begriff und bedeutet das Arbeiten im Büro, ganz klassisch. Wenn es um die Arbeitsmodelle der Fernarbeit geht, wurde in der vergangenen Zeit mit vielen Begriffen hantiert; Homeoffice, Remote Work, Flexarbeit, Telearbeit etc...

Es gibt kleine wenige Unterschiede, doch haben alle Begriffe eins gemeinsam: es wird eben nicht im Büro gearbeitet. So meint bspw. das Remote Work (deutsch: mobiles Arbeiten) das ortsunabhängige Arbeiten. Für den digitalen Nomaden spielt der Ort an dem gearbeitet wird keine Rolle mehr. Hauptsache die Internetverbindung ist da. 

Der Trend für das ortsunabhängige Arbeiten war vor der Pandemie schon im Gange. Hierzu trägt die Generation Y bei und wird bei den meisten als Wunsch-Arbeitsform für eine bessere Work-Life-Balance definiert.  

Hybride Arbeitsmodelle vereinen somit verschiedene Arbeitsweisen (bspw. mobile Arbeit und Präsenzarbeit). 

Wie kann die hybride Arbeit funktionieren?

Für die Zukunft steht fest, dass die hybride Arbeit bzw. hybride Arbeitsmodelle nicht nur ein Trend bleiben, sondern als fester Bestandteil der Arbeitskultur aufgefasst werden. Auch mehrere Studien weisen auf, dass ein Großteil der Arbeitnehmer sowohl die Präsenzarbeit aber auch das Abreiten von zu Hause beibehalten wollen. Manche sogar nur Homeoffice. Doch wie kann die hybride Arbeit effizient funktionieren?

Den Grundbaustein bildet das Vertrauen in die Selbstorganisationsfähigkeit und Eigenverantwortung der Mitarbeiter, keine Frage. Des Weiteren ist die Kommunikation ein weiterer wichtiger Faktor. Es muss klar definiert werden, wie die anstehende Arbeit im Büro oder Homeoffice verteilt sein soll, wann die Anwesenheit erforderlich ist und welche festen Termine es gibt. 

Nicht zu vergessen die digitale Kommunikation außerhalb der Präsenzarbeit. Die muss funktionieren, und zwar optimal. Hier müssen die Kommunikationstools angepasst werden und auch die technische Ausstattung wie Laptop, Webcam und Headset. Nur so kann die virtuelle Kommunikation auch außerhalb des Büros reibungslos erfolgen. 

Die Bürofläche muss den hybriden Arbeitsmodellen angepasst werden. Was geschieht mit den frei gewordenen Plätzen, wenn nur noch die Hälfte aller Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz benötigt? Gibt es jetzt eine Möglichkeit, die Bürofläche sinnvoller zu nutzen? Diese und weitere Fragen müssen sich Unternehmen im Vorfeld stellen und gegebenenfalls Beratung von einem Experten für moderne Arbeitswelten einholen. 

Führungskräfte müssen als Vorbild agieren und somit auch ihre Mitarbeiter motivieren. Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit fällt deutlich schwerer, wenn Privatleben und Arbeit nicht mehr räumlich voneinander getrennt sind. Erst recht am Anfang. Hier können wöchentliche E-Mails von Vorgesetzten eine Unterstützung sein, oder ein direkter Austausch mit dem Geschäftsführer. 

Lob kann auch sehr gut als Motivationsbooster dienen!

Flexibilität in die Unternehmenskultur integrieren

Da der Wandel in der Arbeitswelt immer stärker zu spüren ist, rücken flexiblere Arbeitskonzepte immer mehr in den Fokus. Die wenigsten Arbeitnehmer haben noch fest zugewiesene Arbeitsplätze, sondern suchen sich den nächstbesten freien Ort zum Arbeiten. 

Hybride Arbeit

Beispiel Planung: Offenes und flexibles Bürokonzept 

Die offene und entspannte Gestaltung der Bürolandschaft wirkt sich auch positiv auf die interne Kommunikation und allgemein auf Ihr Employer Branding aus. Das Unternehmen soll nach außen hin die offene Haltung und Agilität ausdrücken. Dadurch kann auch bei internen Kundenbesuchen ein positiver erster Eindruck erzeugt werden. 

Nicht nur die Bürofläche soll ein Upgrade erhalten, sondern auch die interne Firmenkultur. Kommunikation wird bedeutsamer denn je. Sei es face-to-face oder eben virtuell. Der fortschreitende Digitalisierungsprozess ermöglicht auch verschiedene virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten – mit guter Technikausstattung sogar hervorragend. So können informelle Meetings auch Online stattfinden. 

Wenn außerhalb des Büros gearbeitet wird, fehlt vielen der soziale Kontakt und die Kommunikation mit anderen Kollegen. Auch hier kann man sich via Onlinetools bspw. zu einer gemeinsamen Kaffeepause verabreden oder virtuelle Mittagessen organisieren. Das fördert die Firmenkultur. 

Hybride Arbeit: Chancen und Herausforderungen 

Die Chancen hybrider Arbeitsmodelle liegen klar und deutlich auf der Hand: Flexibilität und dadurch einhergehende Zukunftssicherheit. Die Vorteile wurden auch in den vergangenen Monaten deutlich. Dazu gehören: 

  • Produktivität steigt - Zu Zeiten wo Mitarbeiter noch täglich im Büro arbeiten (mussten), ging man davon aus, dass die Anwesenheit auch gleich hohe Produktivität bedeutet. Ganz nach dem Motto “Wer lange im Büro ist, hat sicherlich viel zu tun und ist produktiv“. Allerdings belegen zahlreiche Studien, dass viele Arbeitnehmer im Homeoffice produktiver sein können.  
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter - Knapp Dreiviertel der Beschäftigten in Deutschland wünschen sich, dass der Arbeitsalltag flexibler gestaltetet werden kann, sodass Freizeit und Beruf aufeinander abgestimmt sind. Behördengänge, Kinderbetreuung oder Arzttermine können daher besser geplant werden. Ein flexibler Arbeitsalltag fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und wirkt sich somit positiv auf Leistung und Betriebsklima aus. 
  • Kosten sparen - Wenn weniger Mitarbeiter im Büro arbeiten, dann können Unternehmen die Bürofläche entsprechend umfunktionieren und umstrukturieren und so die freie Fläche sinnvoll nutzen. Beispielweise könnte Coworking hier zum Thema werden. Außerdem können durch die minimierte Büronutzung Nebenkosten wie Strom- oder Heizkosten sowie Reinigungskosten und Stromkosten eingespart werden. 
  • Gesundheit - Die Arbeit in Büros während Corona war fast unmöglich, da Hygienevorschriften nicht eingehalten werden konnten. Doch nicht alle Unternehmen konnten flexibel auf die Anforderungen reagieren. Unternehmen, die jetzt eine Grundlage für hybride Konzepte schaffen, werden für die Zukunft flexibler auf pandemische Situationen reagieren können und Mitarbeiter so langfristig schützen. 

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Hybride Arbeit kann Unternehmen auch schnell mal vor eine Herausforderung stellen. Es ist ein Konzept welches im Vorfeld gut geplant und strukturiert werden muss. 

  • Mitarbeiter können vereinsamen - Um das Wir-Gefühl aufrechtzuerhalten können virtuelle Events organisiert werden. Nicht ganz verkehrt wären auch Vereinbarungen für festgelegte Präsenstage im klassischen Büro. 
  • Informationen gehen verloren - Aufgrund der fehlenden direkten Kommunikation können wichtige Informationen verloren gehen. Daher ist es auch hierbei wichtig regelmäßig im Austausch zu sein und wenn möglich festgelegte Meetings (digital) zu halten. 
  • Cyber Security - Öffentliche WLAN oder auch das WLAN im Homeoffice verbergen vielerlei Gefahren. Hier müssen von Anfang an grundlegende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Bspw. Kann die grundlegende Sicherheit mithilfe von VPN-Schlüssel oder Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt werden. 
  • Flächenberechnung - Für hybride Arbeitskonzepte muss der Belegungsgrad neu berechnet werden. Hierunter werden unter anderem folgende Fragen geklärt: Wie viele Mitarbeiter werden zukünftig im Büro arbeiten? Wie viele Arbeitsplätze werden noch benötigt und wie kann die frei gewordene Fläche effizient genutzt werden?
  • Flexibles Bürokonzept  - Wenn in Zukunft die Hauptaufgaben außerhalb der Bürowelt erledigt werden, verändern sich auch die Tätigkeiten im Büro. In den meisten Situationen werden mehr Meetingräume oder Kreativzonen benötigt. Außerdem sind modulare und mobiles Mobiliar wichtig, um agil auf Arbeitsanforderungen zu reagieren und die Fläche flexibel umgestalten und einteilen zu können

Gehören klassische Bürokonzepte der Vergangenheit an? 

Aufgrund der Digitalisierung haben sich neue Arbeitsstrukturen entwickelt. Jetzt mit der Pandemie wurde sehr vielen Unternehmen nochmals verdeutlicht, dass die klassischen Bürokonzepte allmählich der Vergangenheit angehören. Die Arbeit wird zunehmend kooperativer, digitaler, offener und wenig hierarchisch.

Was nicht gleich bedeutet, dass die klassischen Büroformen komplett ausgedient haben. Die müssen nur neu überdacht und umstrukturiert werden. Zu wesentlich flexibleren und moderneren Arbeitswelten.

Fazit: Moderne Arbeitsmodelle zeichnen sich durch hohe Flexibilität aus

Fest steht, hybride Arbeit wird auch in Zukunft ein wichtiges Arbeitsmodell bleiben. Wichtig ist. Auf Entweder-oder-Modelle zu verzichten; also nur Präsenz oder nur remote. Denn dadurch wird die Flexibilität in vielerlei Hinsichten beeinträchtigt. Viele Arbeitnehmer wünschen sich Flexibilität, was Unternehmen dazu veranlassen wird, hybride Arbeit einzuführen. 

Bürokonzepte müssen ein Upgrade erhalten, um so die Agilität leben zu können. Es ist wichtig mit der Zeit zu gehen und die heutige Zeit verlangt nun mal innovative Arbeitsmodelle. Perspektiven zur Zukunft verdeutlichen bereits jetzt ein Next Normal. 

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