Empfangsbereich Büro 

Autor:  Michael Weissmann

Michael Weissmann ist Geschäftsführer der Weissmann GmbH und erfahrener Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten.

(Lesedauer: 5 min.)

Empfangsbereich Büro: Keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Empfangsbereiche sind das Aushängeschild eines Unternehmens. Sie heißen den Kunden, Mitarbeiter, Partner und zukünftige Bewerber willkommen. Gerade bei neuen Kunden und Geschäftspartnern zählt der erste Eindruck deines Unternehmens, denn es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Dein Empfangsbereich Büro ist somit eine Raum gewordene ,,Visitenkarte‘‘ und vermittelt die ersten Werte und eure Philosophie. In folgendem Artikel geht es darum, was du bei deinem Empfangsbereich und Wartebereich beachten musst und welche Gestaltungsmöglichkeiten es gibt.  

Der visuelle Eindruck wird unterbewusst bewertet

Wer kennt es nicht, man betritt den Raum, schaut sich grob um, erhält einen visuellen Eindruck und bewertet unterbewusst innerhalb weniger Sekunden die Eindrücke. Beeinflusst wird das Ganze ebenfalls von der Akustik, der Lichtgestaltung, Farbe und Form der Räumlichkeiten.  

Da unsere visuellen Eindrücke zu mehr als 80 % darüber entscheiden, ob wir uns wohlfühlen, ist es umso wichtiger den Empfangsbereich Büro und Wartebereich ansprechend zu gestalten.

Vor der Umsetzung müssen folgende Fragen berücksichtigt werden: 

  • Wie können sich Besucher und Mitarbeiter wohlfühlen? 
  • Welcher erste Eindruck soll vermittelt werden?
  • Wie kann der Empfangsbereich eine gute Orientierung bieten?
  • Passt das Gesamtbild des Empfangsbereich zur restlichen Büroeinrichtung?

Zudem bestimmt ein ansprechender Empfangsbereich und Wartebereich nicht nur den Wohlfühlfaktor, sondern drückt auch eine gewisse Wertschätzung aus. 

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Bei internen Kundenbesuchen kann ein modernes Entree ein guter Start in eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung sein.

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Neue Bürowelten: Was verändert sich? 

Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden? 

Wichtige Faktoren für individuelle Lösungen

Um für jedes Unternehmen passgenaue Lösungen anzubieten, klären wir im Vorfeld folgende Fragen:

Diese Fragen sollen erste Richtungen des Konzeptes bestimmen. Wichtig ist, dass es nicht zu viel sein darf und auch nicht zu wenig. Der Empfangsbereich und Wartebereich im Büro soll zweck- und zielgemäß gestaltet werden.

Für ein ideales Endergebnis müssen noch weitere Punkte bezüglich Funktionalität und Wirtschaftlichkeit des Empfangsbereichs bestimmt werden.

Sinngemäße Ansprüche an Empfang- und Wartebereich im Büro

Um die sinngemäßen Ansprüche zu erfüllen, müssen zuallererst die funktionalen Forderungen geklärt werden:

  • Welches Ziel wird beabsichtigt?
  • Wie kann die zur Verfügung gestellte Fläche in den Raum integriert werden?
  • Soll eine typische Lösung für den Eingangsbereich mit Theke und Wartebereich Büro erfüllt werden?
  • Kommt ein Work-Café Stil mit integrierten Kommunikationszonen, Wartebereich und Arbeitsplätze in Frage?
  • Oder soll eher ein Entree gestaltet werden, welches offen, einladend und transparent ein modernes Unternehmen darstellt?
Ein herzliches Willkommen, ordentlich und ergonomisch konzipierter Arbeitsort, wobei sich das Corporate Design des Unternehmens deutlich macht, bezweckt erste gute Eindrücke der Unternehmenswerte.

Mit entsprechender technischer Ausstattung, die nicht offen zum Vorschein kommt, aber da ist, können Anliegen organisatorisch schnell bearbeitet werden. Das i-Tüpfelchen wäre eine gefühlsmäßige und erlebbare Gestaltung der Empfangszone, die alle Bereiche des Eingangs zum Vorschein bringen.

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Um den Eindruck beim Eintreten bzw. Warten zu beeinflussen, können (bspw. an die Wand) Zitate, das Firmenlogo, Produkte des Unternehmens oder auch Kunstwerke angebracht werden

Außerdem müssen folgende Aspekte geklärt werden:

  • Wie viele Besucher sollen empfangen und bedient werden können?
  • Daraus ergibt sich, wie viel Platz wird benötigt?
  • Wie können erforderliche Wartezeiten angenehm gestaltet werden?
  • Wie und wo will ich Besucher mit Snacks und Getränken versorgen (Randnotiz: moderne Büroküche)?
  • Wo kann ich die Garderobenfunktion anbinden?
  • Und welche Objekteinrichtung ist für all das geeignet?

Die Anforderungen bei der Gestaltung: Farben und Formen im Einklang bringen

Wenn es um die entscheidende Einrichtung des Empfangsbereich geht, dann wird nicht nur die Form der Tresen berücksichtigt, sondern vielmehr auch das aufeinander Abstimmen der räumlichen Gegebenheiten.

  • Akustische Maßnahmen
  • Tageslicht und künstliches Licht
  • Formen und Farben richtig gestalten und in Einklang bringen

Alles unter Berücksichtigung der baulichen Strukturen des Raumes und wie Größe, Materialien, Wand, Decke und Boden zusammenwirken.

Die richtige Auswahl an Stoffe und Materialien beeinflusst die Funktionalität des Konzeptes. Wenn somit bauliche Strukturen des Raumes, sowie Stoffe und Materialien im Einklang sind, werden Funktionalität und Wohlfühlfaktor gesteigert.

Hinzu kommt die Wirkung der Farben. Farben können unbewusste Emotionen wecken und beeinflussen so unser Empfinden von Raum. Die ausgewählten Farben können ein Gefühl von Entspannung und Ruhe bewirken, oder aber auch Innovation und Kreativität. Um das Ganze optimal in Szene zu setzen und diese Emotionen zu fördern, können unterschiedliche Beleuchtungsmöglichkeiten eingesetzt werden.

Was muss noch geklärt werden?

Das Konzept des Empfangsbereich Büro muss eine systemisch und künftig ausgerichtete Planung sein, die die erforderlichen Aufgabenstellungen unterstützt und Besucher herzlich will kommt.  







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Fazit: Dein Empfangsbereich Büro ist deine visuelle Visitenkarte und vermittelt erste entscheidende Eindrücke

Sei es zukünftige Partner, Kunden oder Mitarbeiter, der erste Eindruck wird beim Betreten des Eingangsbereichs vermittelt. Hierzu ist ein ansprechender und optimal gestalteter Empfangsbereich unerlässlich und bestimmt entscheidende Eindrücke über dein Unternehmen.

Die zukunftssichere und flexible Planung gilt somit nicht nur für deine weitere Bürofläche, sondern auch für dein Entre und sollte als eine Einheit des Gesamtprozesses betrachtet werden.

Auch wenn es nur eine ,,Empfangstheke‘‘ ist, eine zielführende und optimale Planung berücksichtigen wir in unserem 6-Stufenplan, sodass ein hervorragendes Gesamtkonzept entstehen kann.

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