Open Space Büro
Was haben Facebook, Google und Co. gemeinsam? Richtig, die Arbeit in Großraumbüros – heute eher Open Space Büro oder auch Multi Space Büro genannt.
Noch immer verbinden viele Leute Open Space Büros mit Ruhelosigkeit, Lärm und Desorganisation. Mittlerweile sind diese Assoziationen nicht mehr berechtigt. Denn ein modernes Großraumbüro bietet neue Chancen und Qualitäten.
Bei einem offenen Areal entstehen neue Dimensionen rund um das zukünftige Arbeiten. Um von den Chancen des Open Space Konzept effizient profitieren zu können, muss das Konzept an deine Ablauforganisation und dein Unternehmen strategisch angepasst und geplant werden.
Die fortschreitende Digitalisierung, Globalisierung und weitere Faktoren erhöhen den Wettbewerbsdruck immer mehr. So steigen auch der Leistungsdruck und die Anforderungen an die Mitarbeiter.
In diesem Artikel wollen wir dir das Arbeiten im Open Space näherbringen und wie du die negativen Aspekte minimierst, damit du die Chancen eines solchen Konzepts voll ausschöpfen kannst.
Open Space Bürokonzept – Future Work mit Chancen?
Wie der Name schon verrät: Open Space ist gekennzeichnet durch Arbeitsplätze auf der offenen Bürofläche. Es sind keine festen Wände vorhanden, Führungskräfte und Mitarbeiter sind gemeinsam in einem Raum. Das heißt keine hierarchische Konstruktion. Es besteht also Platz für ein Wir-Gefühl und Teamgeist.
Wenn wir an das zukünftige Arbeiten denken, werden klare Strukturen und Vorstellungen deutlich. New Work und Arbeit 4.0 beeinflussen unsere Arbeitswelt und lenken den Fokus auf moderne Bürokonzepte. Die Ablauforganisation in Unternehmen wird immer bereichsübergreifender und erfordert einen reibungslosen Austausch.
Das Open Space Office drückt partnerschaftliche und umfassende Zusammenarbeit aus. Unternehmen die darauf Wert legen, wären daher mit einem Multi Space Büro gut bedient. Außerdem noch weitere Vorteile:
Neue Bürowelten: Was verändert sich?
Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden?
Außerdem haben Mitarbeiter bei einer offenen Arbeitsfläche keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze, sondern können kontinuierlich je nach Bedürfnis einen Platz zum produktiv sein aussuchen. Die flexible Arbeitsplatzwahl kommt auch in Zeiten von Homeoffice ganz gelegen.
Open Space Office begrüßt die Gemeinschaftsarbeit
Die offene Bürolandschaft hat zwar seinen Ursprung in Deutschland, wird allerdings nicht so oft genutzt. Für andere Länder hingegen ist die unbeschränkte Büroumgebung schon die Norm.
Umfragen nach wünschen sich die meisten deutschen Arbeitnehmer unbeschränkte, arbeitsgemeinschaftliche Bereiche, mit Fokus auf mehr Wohlbefinden.
Es muss also Priorität eingeräumt werden.
Außerdem entsteht eine Gemeinschaft, die Sinn, Zweck, Innovation und Leistung vorantreiben soll. Durch flexiblere Teambildungen und direkte Kommunikationswege wird zudem ein effizientes Arbeiten möglich.
Was würde gegen ein Open Space Office sprechen?
Das offene Bürokonzept klingt in erster Linie modern und aussichtsreich, allerdings gibt es auch hierbei einige Nachteile:
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Wie kann das Open Space Konzept erfolgreich funktionieren?
Damit du die Vorteile und Chancen des Open Space Konzept effektiv nutzt und die Nachteile minimieren kannst, muss dein Bürokonzept strategisch geplant werden. Außerdem sollten nachfolgende Punkte berücksichtigt werden:
Angemessene Raumaufteilung und Rückzugsorte
Die Anforderungen an eine auszuführende Arbeit oder der Ablauf sind verschieden. Daher müssen passende Büroräumlichkeiten gestaltet werden. Meetingräume für Konferenzen oder Besprechungen und Rückzugsorte bspw. Think Tanks für konzentriertes Arbeiten. Rückzugsorte können auch entsprechende Einzelbüros sein, die eher abseits der offenen Fläche geplant werden sollten. Außerdem: die unterschiedlichen Zonen müssen voneinander zu unterscheiden sein. Das wirst du durch entsprechende Farbgestaltung, Mobiliar oder durch die Einrichtung erreichen.
Der Mitarbeiter darf nicht zu kurz kommen
Bei diesem Konzept ist es ganz wichtig, dass du deine Mitarbeiter rechtzeitig über dein Vorhaben informierst und in die Planung miteinbeziehtst. Die Mitarbeiter sollen auch ihre eigenen Ideen einbringen und mitreden! Da bieten sich Mitarbeiter-Workshops ganz gut an. Damit erhöhst du auch die Chancen, dass das Konzept von deinen Beschäftigten gut aufgenommen und eher akzeptiert wird.
Die technische Ausstattung
Die Dynamik dieser Bürolandschaft spricht für sich; schnelle Kommunikationswege führen zu mehr Produktivität und Ideenaustausch. Mit Kommunikation allein ist es nicht getan, auch Daten müssen schnell und reibungslos digital ausgetauscht werden. Dadurch kann jeder Mitarbeiter schnell auf projektbezogene Dateien zugreifen. Cloud-Computing oder auch interne Netzwerke wäre da eine Möglichkeit.
Frische Luft für frische Ideen
Die Qualität der Luft kann in einem Multi Space Büro schnell mal sinken. Grund dafür ist die Menge an Beschäftigten. Konzentrationsschwäche, Kopfschmerzen oder Schwindel sind dann die Folgen. Aufgrund dessen ist es sehr bedeutungsvoll, die Luftqualität durch Installation von Be- und Entlüftungsanlagen aufrechtzuerhalten.
Mobiliar, Wände und Lichtgestaltung
Flexibilität zeichnet das Open Space Büro aus. Sei es Mitarbeiter oder dein Mobiliar. Genau deswegen ist es wichtig, dass du auf eine nicht starre Einrichtung deiner Bürofläche setzt. Das bedeutet: Die Tische, Stühle, Stellwände sollten idealerweise Rollen haben oder leicht zu bewegen sein. Denn dadurch können je nach Bedarf Projektteams ohne großen Aufwand zusammengesetzt und Arbeitsplätze an Arbeitsaufgaben angepasst werden.
Bei einem Open Space Konzept ist es wichtig, dass es klare Regeln und Maßnahmen für Lärmschutz eingehalten werden.
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Wand
Fast keine Wände sind so ein typisches Merkmal bei einer offenen Bürowelt, doch kann man mit entsprechenden Akustikstellwänden Zonierungen errichten und zugleich die Geräuschkulisse auf der Fläche minimieren. Ebenso sollten schalldämmende Elemente verwendet werden, sodass die Geräuschkulisse als nicht störend empfunden wird.
Licht
Bestenfalls ist jeder Arbeitsbereich bzw. Arbeitsplatz in unmittelbarer Fensternähe. Das ist aber im Multi Space Büro nicht immer möglich. Daher ist eine durchdachte Lichtplanung von großer Bedeutung. Keiner soll zu kurz kommen und mit schlechten Lichtverhältnissen ''gequält'' werden. Eine Möglichkeit wären regulierbare Schreibtischleuchten, die sich auch den aktuellen Lichtverhältnissen individuell anpassen lassen.
Farbe
Farben sind Emotionen. Daher spielt die richtige Farbgestaltung eine große Rolle und kann die Produktivität und Kreativität dementsprechend beeinflussen. Graue und triste Töne können erdrückend und auslaugend wirken. Aber auch von zu knalligen Farben ist abzuraten. Dein Farbkonzept sollte außerdem zu deinem Corporate Identity passen.
Was sind weitere Durchführungstipps für Großraumbüros?
Streckenführung beim Open Space
Eine sinnvolle Streckenführung ist essenziell für ein ungestörtes Arbeiten. Auf einer offenen Fläche ist ständig Bewegung; Sei es der Gang zur Kaffeemaschine, zum Drucker oder zu Arbeitskollegen. Das kann gleich mal den Arbeitsfluss stören und die Konzentration beeinträchtigen.
Gemeinschaftsbereiche, die oft benutzt werden, wie bspw. Coffee Lounge oder Küche, sollten gegenüber den Arbeitsplätzen liegen, sodass die Mitarbeiter nicht vom permanenten Durchgangsverkehr gestört werden.
Kundenwege sollten im besten Falle auch nicht über die Arbeitsfläche führen. Angemessen sind Empfangszonen, die außerhalb des Arbeitsbereiches liegen. Dadurch werden deine Mitarbeiter nicht abgelenkt und der Workflow nicht gestört.
Fazit: Open Space Bürokonzept ermöglicht neue Chancen
Die unaufhaltsamen Veränderungen, sei es intern oder extern, erfordern einfach eine hohe Flexibilität der Bürofläche. Starre Arbeitsmodelle und statische Einrichtungen stehen hier im Weg. Agile Reaktion auf Herausforderungen ist gefragt.
Also was kann sich dabei besser anbieten als eine offene Arbeitslandschaft? Nicht nur schnellere Kommunikationswege und besserer Informationsaustausch, sondern weitere Vorteile verbergen sich hinter diesem lebhaften Arbeitsumfeld. Allerdings muss das Konzept an deine Ablauforganisation und dein Unternehmen strategisch angepasst und geplant werden.
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