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Medientechnik Büro: Digitalisierung im Büro 

Autor:  Michael Weissmann

Michael Weissmann ist Geschäftsführer der Weissmann GmbH und erfahrener Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten.

Medientechnik Büro

(Lesezeit 5 min.)

Medientechnik Büro: Wie Ihnen die Digitalisierung im Büro gelingt  

Unser Konsumverhalten und die Freizeitgestaltung werden beeinflusst von der Digitalisierung. Aber nicht nur dass; die Digitalisierung bestimmt auch schon lange die Arbeitswelt und das Innenleben in den Büros

Direkte Verbundenheit, ortsunabhängig von überall arbeiten – das haben wir alles fortgeschrittener Medientechnik wie bspw. Clouddiensten zu verdanken. Die Corona-Pandemie ist nochmal der Beschleuniger für ein digitales Büro gewesen; sei es im Homeoffice oder im Büro.

Beschäftigen Sie sich momentan mit einem neuen Büroprojekt oder planen eine Erneuerung Ihrer Arbeitswelt? Dann ist es wichtig, von Anfang an den Rat eines Experten einzuholen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen erläutern, wie Ihnen die Digitalisierung im Büro gelingt und was Sie bei der Medientechnik Büro beachten müssen.

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Neue Bürowelten: Was verändert sich? 

Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden? 

Neueste Medientechnik ohne entsprechende Raumkonzepte?

Bahnbrechende Raumkonzepte klingt gut. Neueste Medientechnik auch. Doch kann die eine Komponente alleinstehend langfristig funktionieren? Die Antwort lautet; Nein. Es bedarf beide Komponenten, um den stetigen Anforderungen und den Veränderungen in der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden. 

Um nicht getreu dem Motto „Der Wille war da“ zu entsprechen, sollte nicht nur moderne Bürotechnik angeschafft werden, sondern es müssen auch die Raumkonzepte neu überdacht und angepasst werden.

Entsprechende Büro Technik bedeutet zeitgleich auch die Modernisierung Ihrer Räumlichkeiten, Veränderung interner und externer Prozesse und Abläufe. Nur so kann garantiert werden, dass die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Effizienz Ihrer Fläche vorangetrieben wird. Nicht nur Ihre Büro Technik braucht ein Update, sondern alles was dazu gehört, das komplette Büro. 

Es ist sehr essenziell die alten Strukturen loszulassen. Das Arbeiten von Morgen erfordert eine Bereitschaft für Veränderungen und auch Umstrukturierung der Denkweise vieler Unternehmen. 

Mehrere Studien belegen: Menschen sind im Privatleben digitaler aufgestellt, als in Büros. Das sollte Unternehmen zum Nachdenken und Überdenken bewegen. Meist geschieht die Digitalisierung im Büro Top-Down: Führungskräfte werden bevorzugter mit entsprechender Medientechnik ausgerüstet als “normale“ Beschäftigte. 

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Wie kann das funktionieren? Die normalen Beschäftigten machen die Mehrzahl des Unternehmens aus. Durch die dazugehörige Büro Technik und Raumkonzepte wird: 

  1. 1
    die Produktivität der Mitarbeiter angekurbelt
  2. 2
    ein schnellerer Ablauf und bessere Präzision der ausgeführten Arbeit ermöglicht 

Bürobedarf früher vs. Heute

Früher
  • Massige Büromaterialien: Kugelschreiber, Druckerpapier, Briefumschläge etc. 
  • Rechnungen und Faxe in Papierform, welche erst ausgedruckt und abgeheftet werden mussten 
  • Wuchtige Ordner und Akten, die viel Platz in Anspruch genommen haben und irgendwo untergebracht werden mussten.  
  • Dokumente mussten manuell bearbeitet werden. Noch mehr Papieraufwand. 
Heute 
  • Büromaterialien werden abgelöst von intelligenter Technik wie Tablets
  • Rechnungen und Faxe gelangen digital an den zuständigen Mitarbeiter
  • Dokumente können in Cloudsystemen abgespeichert und ausgetauscht werden
  • Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt einfach über bestimmte Programme 

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Freie Bewegung durch moderne Raumkonzepte und Medientechnik

Klassische Bürokonzepte hemmen das Bedürfnis der Mitarbeiter. Das ortsunabhängige Arbeiten ganz im Sinne des Work-Life-Blendlings rücken in Zeiten von Home Office immer verstärkter in den Vordergrund. Hier wünscht sich der Mitarbeiter Flexibilität zwischen Raum, Zeit und Arbeit

So erfüllen Einzel- oder Doppelbüros zwar immer noch Ihren Zweck, bewirken aber nicht dasselbe wie Gemeinschafts- und Meetingräume. Denn optimal ausgestattet mit dazugehöriger Medientechnik wie bspw. Beamer oder digitale Flipcharts, wird die gemeinschaftliche Arbeit die Kreativität und den Ideenaustausch der Mitarbeiter gefördert.

Immer mehr Arbeits- und Ablaufprozesse werden digitalisiert. Das wird sich auch in den kommen Jahren verstärken. Die Art wie wir arbeiten werden, erfordert Büro digitalisieren. Mitarbeiter wollen sich flexibel Ihren Arbeitsplatz aussuchen und frei bewegen. 

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Der eine Mitarbeiter fühlt sich am Schreibtisch vor dem Bildschirm wohl, der andere mit einem Tablet im offenen Raum mit weiteren Kollegen und der andere wiederum Zuhause am Laptop. 

Ihren Beschäftigten müssen differente Möglichkeiten geboten werden. Gemeint sind damit; unterschiedliche Räume und auch Technik. Das bringt folgende Vorteile mit sich: 

  1. 1
    Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt
  2. 2
    Produktivität wird gefördert 
  3. 3
    Qualität der Arbeit nimmt zu

Kann sich der Mitarbeiter frei bewegen, dann entsteht auch mehr Platz auf der Bürofläche. Wenn Ihre Mitarbeiter vermehrt im Home Office sind, fallen auch die stationären Schreibtische weg. Schränke werden immer weniger benötigt oder gebraucht, da analoger Papierkram verstärkter ausfällt. 

Die freie Fläche, die dadurch entsteht, kann dann für Kreativecken oder Gemeinschaftsräume genutzt werden. Durch ein digitales Büro und die effiziente Flächennutzung, schenken Sie Ihren Mitarbeitern und Ihrer Bürowelt einen Mehrwert. 

Zukunftssicherheit beginnt da, wo Innovation gelebt wird.  

Büro digitalisieren – Büroarbeit 4.0

Was ist, wenn der PC kaputtgeht? Was ist, wenn kein Back-up erstellt wurde? Unabhängige gewöhnliche PCs können im schlimmsten Fall zu schwerwiegenden Datenverlusten führen. Intelligente Lösungen, wie bspw. Clouddienste, erleichtern den Prozess “Büro digitalisieren“.

Das Büro der Zukunft

Das Büro als Begegnungsstätte. In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich die zukünftige Arbeit im Büro verändern wird. Es gibt keine Zukunft ohne Innovation.

Im Falle eines Falles kann so garantiert werden, dass Sie jederzeit Zugriff auf die Cloud und somit auch auf wichtige Daten haben. Außerdem: 

  • Interaktive Besprechungen mit modernen Whiteboards und digitalen Tafeln regt die effiziente Lösungsfindung an. 
  • Der Wunsch nach ortsunabhängigen Arbeiten steigt. So können mehrere Beteiligte ortsunabhängig gemeinsam an einem Projekt oder Aufgabenstellung arbeiten.

Wenn Mitarbeiter nicht verpflichtet sind ortsgebunden zu Arbeiten und jederzeit Zugriff auf Ressourcen haben, dann steigt auch die Leistungsbereitschaft und Produktivität der Beschäftigten

Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung im Büro nicht nur Kosteneinsparung, sondern auch Zeitersparnis. Daten werden digital bearbeitet und weiterverarbeitet. 

Fazit: Das Ganze sehen 

Wichtig ist es für Unternehmen; ganzheitlich denken, umstrukturieren und umsetzen. Eine gelungene Digitalisierung im Büro kann nur mit entsprechenden modernen Bürokonzepten stattfinden. Hierfür ist es ratsam, sich Unterstützung und Rat erfahrener Experten einzuholen. 

Bei der Planung sollten Unternehmen sich nicht nur auf eine Dimension festlegen. Homeoffice wird immer beliebter, keine Frage. Doch die Bürofläche ist und bleibt der Hauptort eines jeden Unternehmens.   

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