Büroplanung: Optimale Verwirklichung deines Projektes
Du beschäftigst dich momentan mit einer modernen und zukunftssicheren Büroplanung? Zeitgleich kommt dir die Frage auf, wie du eine ideale Arbeitsbedingung für dich und deine Mitarbeiter gestalten kannst? Die Antwort ist simpel; es ist wichtig, dass du hierbei die Unterstützung von Experten anforderst und dich optimal beraten lässt. So kann dein Projekt ‘‘Büroplanung‘‘ erfolgreich erreicht werden und Fehler werden von Anfang an vermieden.
Im Folgenden zeigen wir die wesentlichen Punkte und was bei einer modernen Büroplanung alles berücksichtigt werden muss.
Der Kernpunkt einer erfolgreichen Büroplanung ist, dass eine langfristige Zufriedenheit herrscht. Daher MUSS jede Planung allseitig durchdacht sein und individuell an die Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet sein. Bei einer neuen modernen Arbeitsumgebung kann es sich auch lohnen, die Entwicklungen in der Arbeitskultur näher anzuschauen, wie bspw. New Work oder Hybride Arbeit.
Neue und moderne Arbeitswelten sind zwar schöne Veränderungen für Mitarbeiter, aber gerade am Anfang kann es zu Ablehnung kommen, da einige ,,Angst“ vor Veränderungen haben. Daher ist es ratsam, Mitarbeiter in den Veränderungsprozess gezielt mit einzubinden. Ein Change Management bietet in diesen Bereichen hervorragende Unterstützung.
Einmal Büroplanung, aber strategisch bitte.
Der Schlüssel zum Erfolg ist eine strategische Büroplanung. Ein gut gestaltetes Büro spart bis zu 30 % der Fläche und Infrastrukturkosten. Dabei unterscheiden wir zwischen zwei Faktoren: Effektivität und Effizienz.
- Effektivität: ,,Die richtigen Dinge tun“. Das bedeutet, die Tätigkeit führt mich zum Ergebnis bzw. Ziel.
- Effizienz: ,, Die Dinge richtig tun“. Ein Maß für Wirtschaftlichkeit, indem wir Prozesse durch Gestaltung des Workflows aufeinander abstimmen.
Bei einigen kommt vermutlich auch die Frage auf, wieso Büroräume überhaupt geplant werden müssen? Eine Büroeinrichtung kann selbstverständlich auch eigenmächtig durchgeführt werden. Allerdings können dadurch entstandene Fehler im nach hinein sehr zeit – und kostenintensiv sein. Kosten fallen auch beim Einbeziehen eines Experten für Büroraumplanung an. Jedoch sollten diese Kosten als Investition für die Arbeitsqualität und den Erfolg betrachtet werden. Die Devise hierbei lautet: eine zukunftssichere Arbeitswelt aufstellen.
Neue Bürowelten: Was verändert sich?
Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden?
Wir sagen Büroplaner UND Architekt. Hier die Zuständigkeiten im Überblick:
Büroplaner:
Analysiert, entwickelt und optimiert die Büroflächen, sowie die Ablauforganisation und erstellt die Flächenanalyse. Er arbeitet Hand-in-Hand mit dem Architekten und dem Kunden.
Architekt: Erstellt die Planung des Gebäudes auf Grundlage der Flächenanalyse und setzt Baumaßnahmen um.
Bei der Planung von Büroräumen müssen sämtliche Normen und Richtlinien berücksichtigt werden. Deswegen ist es vorteilhaft, einen Büroraum-Experten mit gutem Hintergrundwissen und Erfahrung mit ins Boot zu holen.
Aus deiner Büroraumplanung muss das Beste rausgeholt werden. Die Fläche muss flexibel sein, damit eine zukunftssichere Arbeitswelt geschaffen werden kann. Durch eine flexible Bürofläche kannst du agil auf zukünftige Veränderungen reagieren und deine Flächeneffizienz steigern. Das Ganze ist mithilfe unseres Modulraster-Systems möglich. Dadurch wird deine Bürofläche auch für dich transparent.
Die wichtigsten Aspekte einer zukunftssicheren Bürofläche
Flächeneffizienz
Um auf interne und externe Veränderungen agil reagieren zu können, spielt eine effiziente Bürofläche eine enorm wichtige Rolle. Außerdem ermöglicht eine effiziente Flächenplanung, dass du nach Bedarf bis zu 20 % mehr Mitarbeiter unterbringen kannst.
Beispiel einer effizienten Bürofläche mit verschiedenen Modulen
Ergonomie
Die gesundheitlichen Aspekte sollten bei der strategischen Büroflächenplanung schon von Anfang an berücksichtigt werden. Denn die Gesundheit der Mitarbeiter ist das A&O für ein Unternehmen. Die Planung sollte ergonomische Arbeitsplätze beinhalten:
Ideale Lichtplanung:
Die Beleuchtung sollte bei der Büroplanung nicht ausgeschlossen werden. Denn das richtige Licht schont Augen und kann die Konzentration verbessern. Folgende gesetzliche Regelungen müssen beachtet werden:
- Arbeitsfläche mit 500 Lux ausleuchten und das Licht darf nicht blenden
- es wird zwischen direktes Licht (auf die Arbeitsfläche gerichtet) und indirektes Licht (in Richtung Wand) unterschieden. Büroleuchten sollten beides bieten
- Neben Hängeleuchten sollten auch Stehleuchten vorhanden sein, da diese flexibler sind
- Schreibtischleuchten sind für punktuelle Beleuchtung wichtig und sollten individuell regulierbar sein
- LED Leuchten werden bevorzugt, denn bei LED wird keinerlei Wärme erzeugt und sind unter anderem sehr energiesparend
Ergonomische Büromöbel:
Der Mensch ist ohnehin schon für das Sitzen nicht gemacht. Deshalb sind ergonomische Bürostühle sehr essenziell, um uns bei Tätigkeiten im Sitzen zu unterstützen. Im Zentrum steht das dynamische bzw. bewegte Sitzen, wodurch die Wirbelsäule entlastet werden soll. Zudem wird so die Ermüdung des Körpers verhindert. Ein idealer Bürostuhl passt sich somit der Körperbewegung an und stützt jede Haltung.
Auch höhenverstellbare Schreibtische sind ein wichtiger Faktor bezüglich der Ergonomie. Steh-Sitz-Tische ermöglichen einen einwandfreien Wechsel von Sitzen in den Stand und wieder zurück. Dadurch wird auch das lange Sitzen entlastet und Rückenkrankheiten werden vorgebeugt. Außerdem auch in Bezug auf Desk-Sharing und flexible Arbeitsplatzwahl, sind höhenverstellbare Schreibtische ein Must-have. In Handumdrehen wird schnell und einfach die Schreibtischhöhe individuell angepasst.
Beispiel von einem elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch und ergonomischer Bürostuhl
Angenehme Geräuschkulisse:
Mit einer Bahnhofsatmosphäre kann keiner arbeiten. Zumindest auf Dauer nicht gesund. Die Akustikplanung muss bei der Büroplanung berücksichtigt werden. Entsprechende akustische Maßnahmen, wie bspw. Akustik-Stellwände, Paneele oder Deckenabsorber sorgen für eine gute Raumakustik und minimieren den Lärmpegel.
Beispiel Akustik-Rückwände an Schreibtischen und Deckenabsorber
Feel-Good-Faktor:
Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, leisten mehr. Den Beschäftigten muss ein Wohlfühlfaktor gegeben werden. Der Wohlfühlfaktor kann beispielsweise schon mit entsprechenden Büromöbel erreicht werden. Aber auch Wohlfühlorte wie Kreativecken etc. sind möglich. Der Wohlfühlcharakter im Unternehmen wird auch bedeutungsvoll, wenn es um die Gewinnung und Bindung von Nachwuchskräften geht.
Dynamisches Bürokonzept
In Zeiten der stetigen Anforderungen an ein Unternehmen, wie zum Beispiel die Digitalisierung, ist es für Unternehmen besonders wichtig eine flexible Arbeitswelt zu schaffen. Die Dynamik soll sich somit auch in deinem Bürokonzept bemerkbar machen. Die sogenannten Open Space Büros, wären eine kreative Lösung für effiziente Büroflächen.
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Was bedeutet Open Space?
Open Space bedeutet übersetzt ''Freifläche''. Der Name lässt also erahnen, dass es sich hier um einen offenen Raum handelt, ohne feste Wände. Die Mitarbeiter arbeiten also gering abgeschirmt auf einer gemeinsamen Fläche. Die offene Fläche sollte dabei in verschiedene Zonen unterteilt werden: Coffeezone, Kreativ-Ecken, Ruhezonen, Meetingbereich etc.
Open Space ist also die moderne Variante eines Großraumbüros. Viele schütteln bei dem Gedanken an ein Großraumbüro den Kopf. Der schlechte Ruf von Großraumbüros war vor einiger Zeit berechtigt. Doch zur heutigen Zeit ermöglichen modern und strategisch geplante Einrichtungselemente viele Möglichkeiten und öffnen neue Türen zu einer moderneren Arbeitswelt. Einige wichtige Faktoren, damit das Open Office hervorragend funktioniert:
Entstehung neuer Produktivität
Das Open Office ist ein Ort an dem neue Produktivität entsteht. Das Denken und Arbeiten hat sich im Sinne des Arbeiten 4.0 verändert. Die zukünftigen Mitarbeiter wollen die Gegensätze Kreativität und Kommunikation miteinander vereinen. Die Motivation der Beschäftigten erreicht mit solch einem Konzept ein neues Level.
Im Sinne des Work-Life-Blending, verschmelzen Freizeit und Beruf immer mehr miteinander. Es entsteht ein Lifestyle-Arbeiten. Das Lifestyle Arbeiten findet immer mehr Anhänger. Das Open Space Konzept bietet so die Möglichkeit, dass deine Mitarbeiter die Wohn- und Lifestylewelt auch auf Arbeit vorfinden.
Wichtig:
Beziehe deine Mitarbeiter in die Planung mit ein. Damit steigerst du die Zufriedenheit und den Wohlfühlfaktor deiner Mitarbeiter.
Büro planen zur heutigen Zeit
Noch vor einiger Zeit waren Büroflächen mehr statisch als dynamisch. Doch durch die Digitalisierung ist zunehmend die Dynamik der Fläche gefragt. Heute zeigt sich, dass das Open Space (früher Großraumbüro) die optimale Lösung für Dynamik ist. Die Wandlungsfähigkeit der Fläche steigt und somit auch die Flexibilität.
Selbstverständlich müssen monetäre Kennzahlen bei Büro planen von heute berücksichtigt werden. Dennoch ist der Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter ein noch wichtigeres Kriterium. Dadurch bindest du die Mitarbeiter an dein Unternehmen. Denn qualifizierte Fachkräfte an dein Unternehmen zu binden oder einzustellen, ist aktuell eine wachsende Herausforderung.
Wenn es heute um Neuplanung oder Umplanung der Büroräume geht, richten viele den Blick auf die sogenannten Open Space-Büros/Multispace-Büros. Aber es trauen sich allerdings nicht viele so ganz an das Konzept ran. Wie oben bereits beschrieben, ist es nicht mehr berechtigt, dass die Multispace-Büros einen schlechten Ruf haben. Viele planerische und gestalterische Lösungen ermöglichen ein produktives Arbeiten.
Folgende Fragen helfen dir dabei, einen ersten Überblick über die Planung zu verschaffen:
- Wieviel Fläche wird benötigt?
- Wie sieht der Grundriss deiner Fläche aus?
- Wie viele Räume/Zonierungen werden benötigt?
Alle weiteren Fragen, auch gesetzliche Unklarheiten, kannst du dann mithilfe eines Experten besprechen und tiefer ins Detail gehen.
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Moderne Büro- und Arbeitswelt
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Ob du jetzt ein Großraumbüro oder Einzelbüro planen willst – jedes Konzept unterliegt verschiedenen Vorschriften. Damit Unfälle vermieden werden und die Gesundheit deiner Mitarbeiter nicht gefährdet ist, ist es essenziell die folgenden Büroplanung-Richtlinien zu beachten.
Wenn es um Büroplanungs-Richtlinien geht, ist der Flächenbedarf ein wichtiges Kriterium. Der Bedarf richtet sich nach Mitarbeiteranzahl und Arbeitstätigkeit aus. Dadurch ergeben sich folgende Flächenanforderungen:
Platzbedarf je Mitarbeiter:
Der Platzbedarf für jeden Mitarbeiter hängt auch von der auszuführenden Tätigkeit ab. Der Mitarbeiter muss sich im gesamten Raum frei bewegen können.
m2
Mindestgröße Arbeitsplatz:
8 m2 (jeder weitere Arbeitsplatz mindestens 6 m2)
Allerdings muss das freie bewegen, öffnen von Schubladen und Türen berücksichtigt werden. Dadurch ergibt sich ein Richtwert von 8-10 m2.
Bildschirmarbeitsplätze:
Für Arbeitsplätze mit Rechner, wird eine Mindestfläche von 10 m2 empfohlen. Wegen technischer Ausstattung und höherer Wärme- und Geräuschentwicklung.
Raumhöhe:
Die Raumhöhe muss 20 m3 pro Mitarbeiter bei ungehinderter Fensterlüftung betragen.
Für Open Space-Büros gelten andere Vorschriften: Ab einer Gesamtlänge von 400 m2 gilt ein Flächenstandard von 12-15 m2. Denn bei Großraumbüros ist die Verkehrsfläche anders und ein erhöhter Störfaktor durch Geräusche vorhanden.
Bitte beachte : Durch eine entsprechende Planung und Einrichtung, kann der Geräuschpegel in Großräumen minimiert werden.
Büroräume planen: Typische Fehler vermeiden
Es gibt viele Punkte, die bei einer Büroraumplanung beachtet werden müssen. Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass eine eigenständige Einrichtung mit Möbel oder Umstrukturierung ausreichend ist. Hierbei können fatale Fehler entstehen, die nur mit weiteren Kosten behoben werden können. Wir haben eine kurze Übersicht zusammengestellt, welche typischen Fehler du vermeiden solltest:
Vorteile durch ein modernes Bürokonzept:
Fazit: Büroraumplanung mit Experten
Wenn du einen Neubau oder Umbau planst, dann ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken über die Ablauforganisation und Strukturen des Unternehmens zu machen. So kann die Büroflächenplanung an deine Bedürfnisse und Abläufe angepasst werden und eine optimale neue Arbeitswelt gestaltet werden. Es ist sehr elementar dein Projekt ''Büroplanung'' in die Hände von entsprechen Büroplanungs-Experten zu übergeben, oder die an deiner Seite zu haben.
Wenn du eine kreative und attraktive Arbeitswelt schaffen willst, dann bieten optimal geplante Großraumbüros (Open Space) die beste Möglichkeit. Sie richten neue Freiräume ein und steigern das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
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