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Arbeitswelt 4.0: Digitale Arbeitswelt im Büro 

Autor:  Michael Weissmann

Michael Weissmann ist Geschäftsführer der Weissmann GmbH und erfahrener Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten.

Arbeitswelt 4.0

Digitalisierung der Arbeitswelt: Arbeiten 4.0

Der enorme technologischer Fortschritt und Umbruch verändert unsere Arbeitswelt langfristig. Sämtliche Arbeitsprozesse, Strukturen und Organisationen im Unternehmen sind im Wandel. Unternehmen werden hier vor eine große Herausforderung gestellt, denn die neue Arbeitswelt 4.0 erfordert absolute Agilität und Flexibilität.

Es ist keine Neuigkeit mehr, dass der Digitalisierungsprozess auf Hochtouren läuft. Arbeitsprozesse werden automatisiert, sodass der Zugriff auf gemeinsame Projekte, Dokumente und Inhalte über clevere Cloudlösungen erfolgt. Artifizielle Intelligenz und Maschinen werden entwickelt,  die immer neu dazu lernen. Dies kann Unternehmen vor Chancen oder auch Risiken stellen.  

Viele Manager und Entscheider sind sich noch unschlüssig darüber, wie Sie auf die Herausforderungen reagieren sollen. Insbesondere im Bereich IT steht die Sicherheit an erster Stelle, worüber noch viel diskutiert wird. Flexibles Arbeiten wird an dieser Stelle wichtiger denn je. Denn mithilfe von strategischen Bürokonzepten können Sie agil auf Veränderungen reagieren

In folgendem Artikel erläutern wir Ihnen die wesentlichen Aspekte der Arbeitswelt 4.0 und wie Sie mit einer zukunftssicheren Büroplanung das Arbeiten 4.0 in Ihre Bürowelt holen. 

Herbert Grönemeyer

Stillstand ist der Tod.

Was ist unter Arbeit 4.0 überhaupt zu verstehen?

Im eigentlichen Sinne lehnt sich der Begriff “Arbeit 4.0“ an die vierte industrielle Revolution (Industrie 4.0) an, die bspw. die Cyber-physischen Systeme, Cloud Computing, Systemintegration etc. beschreibt. 

Hier nochmal die industrielle Revolution in der Zusammenfassung:

  • ~ 1784: 1.Industrielle Revolution: Entwicklung mechanischer Produktionsanlagen
  • ~ 1870: 2. Industrielle Revolution: Massenproduktion unter dem Verbrauch elektronischer Energie 
  • ~ 1969: 3. Industrielle Revolution: Automatisierung Elektronik und Computer
  • Heute: 4. Industrielle Revolution: Big Data, Cloud Computing, 3D Printing, autonome Roboter, erweiterte Realität usw. 
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Neue Bürowelten: Was verändert sich? 

Wie sollten moderne Bürowelten geplant und umgesetzt werden, um den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden? 

Mit jeder industriellen Revolution wurde die Arbeitswelt stark verändert. Heute erfahren und spüren wir eine Digitalisierung der Arbeitswelt (fortlaufend). 

Die Industrialisierung 4.0 bezieht sich nicht nur auf den Produktionsbereich, sondern bezieht alle Berufe und Bereiche mit ein. Es entsteht in jeglicher Form eine neue Arbeitswelt, sei es in der Produktion oder Dienstleistungen aller Art. 

Das zukünftige Arbeiten ist je nach Unternehmen und Branche anders in Entwicklung. Dennoch kann man einige Trends beobachten, die das zukünftige Arbeiten beeinflussen: 

  • Stellen werden global besetzt 
  • Die jüngere Generation gibt mit Internet und Medien neue Impulse 
  • Zusammenkommen mehrerer Generationen auf der Arbeit
  • Kommunikationswege verändern sich: Cloud-Dienste
  • Mobilität steigt: zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten möglich 

Digitalisierung in der Arbeitswelt und die Herausforderungen 

Die Arbeitsprozesse werden zunehmend digital unterstützt. Erst recht mit der Corona-Pandemie wurde die digitale Arbeitswelt gravierend nach vorne katapultiert. Außerdem werden Arbeitsprozesse automatisiert, sodass einige Tätigkeitsbereiche wegfallen. Des Weiteren wird eine globale Vernetzung immer mehr möglich und eine Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. 

Auch wird der Begriff “New Work“ immer häufiger international verwendet, um die neue Arbeitskultur zu beschreiben. New Work erläutert den Effekt der Digitalisierung auf die heutige Arbeitswelt: freies und flexibles Arbeiten und Gestaltung der Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen. 

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Eine VUCA-Welt bestraft die Untätigkeit und Unentschlossenheit erbarmungslos. Abwarten und herumstehen zahlt sich heute nicht mehr aus, sondern heißt extreme Risiken willkommen. 

VUCA steht für:

Volatility = Unbeständigkeit

Uncertainty = Unsicherheit

Complexity = Komplexität

Ambiguity = Mehrdeutigkeit 

Unternehmen die Umwelteinflüsse und Bedingungen rechtzeitig erkennen, verschaffen sich dadurch einen klaren Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Permanente Veränderungen erfordern Agilität. In allen Bereichen - agiles Arbeiten und Denken. 

Durch die geforderte Agilität werden gut durchdachte Büroplanungen immer bedeutungsvoller. Eine Fläche, die sich flexibel Ihrer Organisation und Arbeitsabläufe anpassen lässt, sind die optimalen Voraussetzungen für Herausforderungen. 

Wie sieht die Digitalisierung in der Arbeitswelt aus?

Arbeit 4.0

Der digitale Arbeitsplatz

Zu einem modernen Büro gehören folgende Instrumente: Fortgeschrittene Softwareprogramme, Laptops, Smartphones und Tablets. Hieraus ergeben sich digitalisierte Arbeitsabläufe und Prozesse. Allerdings erfordern digitalisierte Arbeitswelten moderne Bürogestaltungen. 

Digitalisierung der Arbeitswelt

Zeit- und ortunabhängiges Arbeiten 

Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind zwar keine neuen Arbeitsformen, die vor der Pandemie schon bekannt waren. Jedoch sind die Arbeitsformen mittlerweile für viele nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Entsprechende Softwarelösungen ermöglichen das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten, sodass Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf Daten, Inhalte und Projekte haben. Mithilfe von zahlreichen Tools wird auch der (virtuelle) Kontakt zu Kollegen und Meetings ermöglicht. 

digitale Arbeitswelt

Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse 

Durch die Digitalisierung verändern sich die Prozess- und Arbeitsabläufe, da die automatisiert werden können. Es gibt verschiedene Tools, die die Tätigkeiten Ihrer Beschäftigten unterstützen. Beispielsweise können Chatbots verwendet werden, die die Endkundenkommunikation übernehmen und simple Fragen beantworten.

Lernprozess

 Man lernt nie aus

Fort- und Weiterbildungen werden immer bedeutsamer. Grund dafür ist nicht nur, dass wir uns mit den neuen technologischen Veränderungen beschäftigen und verstehen müssen, sondern weil durch die Arbeitswelt 4.0 entsprechende Anforderungen und Fähigkeiten von Mitarbeitern verlangt werden. 

An dieser Stelle müssen Sie als Sparringpartner für Ihre Mitarbeiter verstanden werden:  Fördern, Vorbereiten, Lernen und Wachsen. Dazu gehören Seminare, oder kurze Online-Schulungen, die Sie auch intern im Unternehmen anbieten können. Um optimale Bedingungen für die Weiterentwicklung zu schaffen, werden moderne Räumlichkeiten und Arbeitsumfelder benötigt. 

Arbeitswelt 4.0

Herausforderungen an Büro und Arbeitsplätze

Strategisch geplante Bürowelten sind der erste wichtige Schritt in Richtung Agilität. Eine funktionale Fläche, die sich Anforderungen und Gegebenheiten flexibel anpassen lässt, bestimmt unter anderem den Erfolgsfaktor der zu tätigenden Arbeit. Moderne Arbeitswelten benötigen Raum für konzentrierte Stillarbeit, innovative Ideenfindung in Teams und kommunikativen Austausch. 

So stehen viele Unternehmen schnell mal vor einer Herausforderung. Es soll eine Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, die die autonome Freiheit des Mitarbeiters unterstützt, aber auch die Zusammenarbeit und den kommunikativen Austausch gewährleistet. 

Corona Büro

Aktuelle Gegebenheit: Die Corona Pandemie

Die Digitalisierung in der Arbeitswelt wurde durch die Corona-Pandemie vorangetrieben. Meetingräume für Videokonferenzen und Homeoffice haben immer mehr an Bedeutung gewonnen. Außerdem wurden nicht benötigte Flächen eingespart. Alles soll effizienter werden. Hier kommt dann gleich die Frage auf: Braucht man den fest zugewiesenen Arbeitsplatz überhaupt? 

Wie soll das moderne Büro in der Arbeitswelt 4.0 aussehen? 

Strategisch geplante Open Space Konzepte wären die Antwort auf diese Frage. Bei diesem Konzept bietet die offene Fläche viele Möglichkeiten in Bezug auf Umstellen und Umplanung. Mit flexiblen Büroflächen sind Sie bestens auf Veränderungen vorbereitet. Wir können nicht in die Zukunft sehen, allerdings können wir Trends und Entwicklungen beobachten und erkennen. 

Die flexible Gestaltung können Sie mit Raumelementen statt Räumen umsetzen. Dadurch können Ihre Mitarbeiter je nach individuellem Bedürfnis verschiedene Büros nutzen. Wie funktioniert dies und welche Büros sollten gestaltet werden? Mehr dazu erklären wir Ihnen in folgendem: 

Konzentrierte Stillarbeit und Teamarbeit: 

Einzelarbeitsplätze sind immer noch von Bedeutung. Arbeitsplätze an denen 6-8 Personen zusammensitzen und konzentriert Ihrer Tätigkeit nachgehen können. Besteht doch das Bedürfnis nach einem kommunikativen Austausch, so können die Mitarbeiter sich an sogenannten “Stand-Up-Tables“ zusammenfinden. Diese Art von Raumelementen ist gerade für Routinetätigkeiten und konzentriertes Arbeiten sinnvoll. 

Diese Raumelemente erwecken den Eindruck von Großraumbüros, allerdings wird hier strikt räumlich getrennt und die Stillarbeit erfolgt nach flexibler Absprache.  

Wenn es dem ein oder anderem doch zu laut ist, können “Think-Tanks“ als Rückzugsort verwendet werden. 

30 min.
Strategiegespräch

Vereinbaren Sie ein kostenfreies und unverbindliches Strategiegespräch, damit wir über Ihre Wünsche, Fragen und Ziele zu modernen Büro- und Arbeitswelten sprechen können.

Kleine Teams treffen sich zur heutigen in verschiedenen Räumlichkeiten. Beispielsweise kommen kleinere Teams in Raumsystemen, für konzentriertes und vertrauliches Arbeiten. Die klassischen Besprechungsräume werden häufiger durch transparente Meeting-Zonen ergänzt. 

Agile Projektbesprechungen können gut in flexiblen Workspaces stattfinden. Besteht ein Wechsel von Einzelarbeit zu Gruppenarbeit, eignet sich bspw. ein “Focus Room“ hervorragend hierfür. Wenn einige Projektbeteiligten virtuell an Besprechungen teilnehmen müssen, dann müssen die Räumlichkeiten mit entsprechender Software ausgestattet sein. 

Ebenso spielen bei modernen Bürokonzepten informelle Zonen eine wichtigere Rolle. Das Verlangen nach sozialem Austausch und Netzwerken ist bei den Mitarbeitern groß. Hier können Lounges oder Gemeinschaftsräume gestaltet werden. 

Alles in allem lässt sich sagen; Die Variation macht es aus. 

Fazit: Arbeitswelt 4.0 erfordern flexible Büroflächen 

Die neue Arbeitswelt bringt viele Herausforderungen mit sich, denen sich Unternehmen stellen müssen. Höchste Form von Flexibilität ist gefragt. Mithilfe von flexiblen Bürowelten, die strategisch geplant wurden, können Sie auf verschiedene Gegebenheiten agil reagieren.

Es gibt keine Musterlösung, jedes Unternehmen ist individuell. Daher sollte Ihr modernes Bürokonzept an Ihre Unternehmenskultur und Leitlinien angepasst sein. 

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